Was ist ein Projekt

Dombergen Projekte in der Bildung

Was ist ein Projekt?

Projektmanagement ist in aller Munde, der Begriff des Projektes wird teilweise schon inflationär gebraucht. Das führt dazu, dass alles Mögliche zum Projekt erklärt wird, auch wenn es sich bestenfalls um eine Einzelaufgabe handelt.
Projekte hingegen, die ein strukturiertes Management erfordern, sollten einige wesentliche Kriterien erfüllen. Damit wird verhindert, dass mit Kanonen auf Spatzen geschossen wird. Projektmanagement an sich erfordert zusätzliche Aufwände und Ressourcen, die nur dann gerechtfertigt sind, wenn insgesamt der Ressourceneinsatz niedriger wird.

Projektkriterien

Wesentliche Kriterien lassen sich wie folgt definieren:

  1. Projekte betreten Neuland. Sie verwirklichen Lösungen, die es in der angestrebten Form noch nicht gibt.
  2. Projekte sind zeitlich begrenzt, dass bedeutet sowohl Anfang als auch Ende sind terminlich definiert.
  3. Projekte sind einmalig, sie eignen sich nicht zur Reproduktion bereits vorhandener Dinge (dazu eignet sich Prozessmanagement wesentlich besser).
  4. Projekte sind mit begrenzten Ressourcen ausgestattet.
  5. Projekte verfolgen ein klar spezifiziertes und positiv formuliertes Ziel.
  6. Projekte arbeiten interdisziplinär und bereichsübergreifend.
  7. Projekte erfordern eine hinreichende Komplexität (sonst lohnt sich der Zusatzaufwand des Projektmanagements nicht)
  8. Projekte implizieren das Risiko des Scheiterns.
  9. Projekte erfordern eine eigene Organisation (als Minimum ein eigenständiges Projektteam)


Sind diese Projektkriterien nicht erfüllt, so liegt normaler Weise kein wirkliches Projekt vor. Das bedeutet nicht, dass nicht auch jenseits von Projektarbeit Methoden des Projektmanagements sinnvoll zum Einsatz gebracht werden können. Allerdings sollte man nicht von Projektarbeit sprechen, um die Begrifflichkeiten nicht durcheinander zu bringen.

Projektarten

Zwar gibt es eine Vielzahl von Projektarten, es lassen sich jedoch zwei wesentliche Kategorien herauskristallisieren:
 


Entwicklungsprojekte
Entwicklungsprojekte dienen der Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen. Wenn zum Beispiel ein Werkzeugmaschinenbauer eine neue Werkzeugmaschine für einen Kunden entwickelt, dann handelt es sich um ein Entwicklungsprojekt.
 


Veränderungsprojekte
Veränderungsprojekte hingegen setzen sich mit der Veränderung von Organisationsstrukturen auseinander, weshalb sie oft auch als Changemanagement- oder Strukturprojekte bezeichnet werden. Hier steht nicht die Entwicklung eines neuen Produktes, sondern vielmehr die Entwicklung einer neuen Form der Zusammenarbeit von Menschen in einer Organisation im Vordergrund.

 

Projektgröße

Die Größe eines Projektes lässt sich nur im Kontext der Organisation festlegen. Was in der einen Organisation bereits ein Großprojekt ist, gilt in der anderen noch als kleines Projekt. Siehe hierzu auch das Thema Projektklassifizierung.

Projektphasen

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Projektphasen

Projekte werden häufig in Phasen aufgeteilt, welche die iterative Vorgehensweise im Projektmanagement unterstreichen. Üblicherweise enden die Projektphasen mit definierten Meilensteinen. Phasenmodelle sind meistens sehr spezifisch und am zu erstellenden Projektprodukt oder der Branche orientiert.

Ein Beispiel für ein allgemeines Phasenmodell ist:

  • Projektdefinition: Es findet eine Projektanalyse statt, welche Probleme und Potentiale betrachtet. Ziele werden geklärt (Inhalte, Kosten, Ausmaß und Zeit) und zuvor genanntes mit einer Machbarkeitsstudie ergänzt.
  • Projektauftrag: Zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
  • Projektplanung: In dieser Phase wird das Team organisiert, und es werden Aufgabenpläne, Ablaufpläne, Terminpläne, Kapazitätspläne, Kommunikationspläne, Kostenpläne, Qualitätspläne und das Risikomanagement festgelegt. Hierbei spielen so genannte Meilensteine eine wichtige Rolle.
  • Projektdurchführung und -kontrolle: Diese Phase kennzeichnet sich, abgesehen von der Durchführung selbst, durch Kontrolle des Projektfortschritts und Reaktion auf projektstörende Ereignisse in der Zukunft, die sich erst während der Projektdurchführung ergeben. Erkenntnisse über gegenwärtige oder zukünftige Abweichungen führen dann zu Planungsänderungen und Korrekturmaßnahmen.
  • Projektabschluss: Die Ergebnisse werden präsentiert, das Projektergebnis wird dokumentiert übergeben, sowie in einem Review alle Phasen reflektiert. Der Projektleiter wird vom Auftraggeber schriftlich entlastet.
  • Unter Umständen Projektabbruch: Das Projekt wird vorzeitig abgebrochen, bevor die Projektziele erreicht sind.

Lasten und Pflichtenheft

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Lastenheft und Pflichtenheft

Ein Lastenheft dient dazu, Projektvorstellungen zu bündeln und in ein umsetzbares Konzept zu verwandeln. Es ist eine Hilfe, um ein Projekt durch ein realistisches Meilenstein-Konzept zu strukturieren. Eine detailliertes Lastenheft kann während des Projektverlaufs als Referenzdokument dienen. Denn im Idealfall enthält es die Leitlinien und Ziele, auf die sich alle Projektpartner geeinigt haben.

Ohne Lastenheft kann es kein Pflichtenheft geben.

Nachfragen und Nachdenken lohnen sich hier: Das Lastenheft hat strategischen Rang.

Das Lastenheft

Der Auftraggeber erstellt das Lastenheft. Nach der DIN 69905 enthält es die "Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers". Zugleich dient das Lastenheft auch als Grundlage beim Einholen von Angeboten. Konkret umfasst ein solches Heft die technischen und inhaltlichen Vorgaben, die an die Software gestellt werden. Auch ein Web-Projekt lässt sich als Software-Projekt begreifen (und da es Software-Projekte schon seit den 60er Jahren gibt, kann die geballte Praxis-Erfahrung auch dem Web-Projektmanagement nicht schaden).

Für die Schule übertragen:

  • Das Lastenheft beinhaltet alle Anforderungen des Auftraggebers1 hinsichtlich des Liefer- und Leistungsumfanges.
  • Es beschreibt die Anforderungen aus Anwendersicht einschließlich der Randbedingungen.
  • Die Bedingungen müssen prüfbar und bewertbar sein.
  • Das Lastenheft wird vom Auftraggeber2 oder in dessen Auftrag erstellt.
  • Das Lastenheft dient als Ausschreibungs-, Angebots- und Vertragsgrundlage.
  • Das Lastenheft definiert3 das WOFÜR und WAS zu lösen ist.

Das Pflichtenheft

Dienstleister erstellen ein Pflichtenheft. Es enthält nach DIN 69905 die vom "Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben" und beschreibt die "Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts".

Das Pflichtenheft bildet die Basis für die vertraglich festgehaltenen Leistungen des Auftragnehmers. Dienstleister und Kunden legen sich fest und sichern sich ab. Kein Dienstleister kann mehr sagen, dies und das sei nicht eingeplant gewesen - und der Kunde kann nicht einfach Forderungen nachlegen.

Für die Schule übertragen:

  • Das Pflichtenheft beschreibt die Realisierung aller Anforderungen des Lastenheftes.
  • Das Pflichtenheft enthält das Lastenheft.
  • Es detailliert die Anwendervorgaben.
  • Es wird in der Regel vom Auftragnehmer4 erstellt.
  • Das Pflichtenheft beschreibt die systematische Lösung und die konkrete Ausprägung der Systemtechnik.
  • Es bedarf der Genehmigung durch den Auftraggeber1.
  • Es stellt die verbindliche Vereinbarung für die Realisierung des Projektes für den Auftraggeber1 und den Auftragnehmer4 dar.
  • Das Pflichtenheft definiert WIE und WOMIT die Anforderungen realisiert werden.
  1. die Projektaufgabe des Lehrers
  2. Auftraggeber, Kundensicht, Lehrer
  3. aus Kundensicht
  4. Schülerin / Schüler

 

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