Die WENN-Funktion in Excel wird dann angewendet, wenn die Ausführung einer Aktion von einer Bedingung abhängig ist. Sie wird auch WENN-DANN-Funktion in Excel genannt. Bevor Sie sich mit der Funktion beschäftigen, sollten Sie verbal beschreiben können, was diese WENN-Funktion in Excel bedeutet, damit die technische Umsetzung einfacher wird. Man kann die Beschreibung auch ins tägliche Leben übertragen. Täglich handeln wir nach dieser WENN-DANN Logik.

Die WENN-Logik besteht zunächst aus der Abfrage WENN und der dazugehörigen BEDINGUNG. Sie können mit dem Wort WENN und der dazugehörigen Bedingung alles Mögliche abfragen. Einige Beispiele:

• Wenn das Wetter schön ist (Wenn ist die Abfrage, schönes Wetter ist die Bedingung)
• Wenn ich zu spät erscheine (Wenn ist die Abfrage, zu spät erscheinen ist die Bedingung)
• Wenn ich in der Prüfung mehr als 92% erhalte (Wenn ist die Abfrage, mehr als 92% in der Prüfung ist die Bedingung)

Sie sehen, die Wenn-Funktion wird im täglichen Leben genauso angewandt, ohne dass wir uns vielleicht darüber Gedanken machen. Die Wenn Funktion ist jedoch nicht zu Ende. Denn zu jeder Wenn-Abfrage gehört ein DANN-Wert. Übertragen auf unsere drei Beispiele würde das bedeuten, dass irgendetwas geschehen soll, wenn diese Dinge so eintreffen. Zur besseren Verständlichkeit erweitern wir daher unsere Beispiele:

• Wenn das Wetter schön ist, dann gehe ich ins Schwimmbad (Wenn ist die Abfrage, schönes Wetter ist die Bedingung, ins Schwimmbad gehen ist das Ereignis das DANN eintritt)
• Wenn ich zu spät erscheine, verpasse ich meinen Zug (Wenn ist die Abfrage, zu spät erscheinen ist die Bedingung, den Zug verpassen ist das Ereignis das DANN eintritt)
• Wenn ich in der Prüfung mehr als 92% erhalte, bekomme ich die Note sehr gut (Wenn ist die Abfrage, mehr als 92% in der Prüfung ist die Bedingung, Note sehr gut bekommen ist das Ereignis, das DANN eintritt)

Wenn man diese Beispiele versteht, ist man schon sehr weit gekommen. Bei allen drei Beispielen fehlt jedoch noch etwas. Nämlich der SONST-Wert. Denn, bisher haben wir nur beschrieben, was geschieht, wenn die Bedingung zutrifft. Wir haben jedoch nicht beschrieben was geschehen soll, wenn die Bedingung nicht zutrifft, sprich, wenn das Wetter nicht schön ist, wenn ich nicht zu spät erscheine und wenn ich nicht mehr als 92% in der Prüfung erhalte. Zur Vervollständigung komplettieren wir diese drei Beispiele mit dem SONST-Wert.

• Wenn das Wetter schön ist, dann gehe ich ins Schwimmbad, SONST bleibe ich daheim (Wenn ist die Abfrage, schönes Wetter ist die Bedingung, ins Schwimmbad gehen ist das Ereignis das DANN eintritt, daheim bleiben ist das Ereignis, wenn die Bedingung nicht zutrifft)
• Wenn ich zu spät erscheine, verpasse ich meinen Zug, SONST sitze ich gemütlich im Zug (Wenn ist die Abfrage, zu spät erscheinen ist die Bedingung, den Zug verpassen ist das Ereignis das DANN eintritt, im Zug sitzen ist das Ereignis wenn die Bedingung nicht zutrifft)
• Wenn ich in der Prüfung mehr als 92% erhalte, bekomme ich die Note sehr gut, SONST erhalte ich einen schlechten Notendurchschnitt (Wenn ist die Abfrage, mehr als 92% in der Prüfung ist die Bedingung, Note sehr gut bekommen ist das Ereignis, das DANN eintritt, schlechter Notendurchschnitt ist das Ereignis, das eintritt wenn die Bedingung nicht zutrifft)

Somit hätten wir eine komplette WENN-Funktion aus dem täglichen Leben beschrieben. Fassen wir nochmal kurz zusammen. Zur Wenn-Funktion gehören:

• Die Abfrage mit WENN
• Die Bedingung
• Der Dann-Wert
• Der Sonst-Wert

Es ist wichtig zu verstehen, wozu man solche Wenn-Funktionen in Excel benötigt. Hierfür gibt es mit Sicherheit Hunderte Beispiele. Einige Beispiele aus den Unternehmen:

• Sie haben eine Verkaufstabelle. Wenn ein Produkt ein gewisses Umsatzniveau nicht erreicht, soll der Gewinnzuschlag 6% betragen, ansonsten 10%.
• Sie haben eine Teilnehmerliste für eine Pflichtschulung, die alle zwei Jahre wiederholt werden muss. Wenn das Teilnahmedatum länger als 2 Jahre zurückliegt, soll in der Spalte "Teilnahmeverpflichtung" eine 1 stehen, ansonsten 0. So könnten Sie identifizieren, wer aktuell die Pflichtschulung erneut besuchen muss.

Das sind nur zwei kleine Beispiele und könnte mit Sicherheit auf Hunderte wenn nicht gar auf Tausende von Anwendungsfällen ausgedehnt werden. Daher sind die Anwendungsfälle unwichtig. Wichtig ist, dass man die Logik einer WENN-DANN-Funktion in Excel versteht.

Wie jede andere Funktion in Excel hat auch die WENN-Funktion eine Syntax, einen ganz bestimmten Aufbau. Die Syntax der WENN-Funktion ist folgendermaßen aufgebaut:

= WENN (Bedingung; DANN_Wert; SONST_Wert)

Ist die Bedingung erfüllt, wählt Excel den DANN_Wert. Ist die Bedingung nicht erfüllt, tritt der SONST_Wert in Kraft.

Mit der WENN-Abfrage wird geprüft, ob eine Bedingung zutrifft. Die Bedingung kann jedoch unterschiedlich geprüft werden, z.B. können Sie prüfen ob etwas GLEICH ist, GRÖßER ist, KLEINER ist, GRÖßER oder GLEICH ist, KLEINER oder GLEICH ist, UNGLEICH ist. Dafür gibt es in Excel Bedingungszeichen, die korrekt angewendet werden müssen. Als Bedingung werden folgende Zeichen verwendet:

• = Gleich
• < Kleiner
• > Größer
• >= Größer oder Gleich
• <= Kleiner oder Gleich
• <> Ungleich

Die WENN-DANN Funktion gibt es nicht nur in Excel, sondern in vielen anderen Anwendungen, besonders in der Programmierung. Die Befehle heißen vielleicht nur anders, die Logik bleibt jedoch. Beispielsweise gibt es die WENN-DANN Funktion in Word, die man in Serienbriefen verwendet.